Pengertian Email, Jenis, Kelebihan dan Kelemahan Email
Email sebagaimana kita ketahui adalah merupakan surat elektronik yang dengan cepat menggantikan hampir semua fungsi surat yang ditulis dikertas dan dikirim lewat pos udara. (Surat konvensional).
Pengertian Email
Email yang mempunyai kepanjangan electronic mail memiliki fungsi dan tujuan yang sama dengan surat yaitu untuk mengirim dan menerima pesan namun dengan format yang berbeda yakni digital. Pesan anda akan langsung terkirim ke penerima melalui jaringan internet dalam hitungan detik (hingga menit), jika arus lalu lintas jaringan internet sedang tinggi.
Fungsi Email
Email merupakan alternatif untuk mengirim dan menerima pesan, namun ternyata email sendiri telah berkembang pesat dan memiliki fungsi dan kelebihan yang tidak dimiliki oleh surat konvensional. Terkini, email dengan segala kelebihannya telah berkembang menjadi suatu sistem pemasaran untuk pemasaran digital dalam tujuannya mempromosikan produk dan menjangkau lebih dekat kepada pelanggan suatu perusahaan.
Secara garis besar email mempunyai fungsi:
- Identitas diri / perusahaan
- Mengirim dan menerima pesan digital
- Media pemasaran, populer dengan sebutan Email marketing (namun biasanya disandingkan dengan CRM – Customer Relationship Management).
Jenis Email
Terdapat pula email yang digunakan dengan tujuan yang berbeda-beda. Berdasarkan setiap tujuan dari email yang berbeda-beda, email dapat dibagi menjadi 3 jenis yaitu:
- POP Mail
POP mail (Post Office Protocol) adalah jenis email yang didapatkan oleh pengguna dari ISP yang menjadi langganan atau alamat email pekerja yang diberikan perusahaan kepada pegawainya. POP mail banyak digunakan untuk keperluan internal dalam perusahaan. POP mail memiliki kelebihan yang cukup unik yakni dapat menggunakan layanan email meskipun terputus dari jaringan komputer.
- Webmail
Webmail adalah email yang berbasis website. Pengguna email hanya bisa membuka email miliknya dengan membuka halaman situs penyedia layanan email tersebut. Webmail ini paling sering digunakan oleh masyarakat luas. Hampir semua orang menggunakan webmail. Salah satu contohnya adalah Gmail (Baca: Pengertian Gmail). Webmail memiliki kelebihan yang sangat mempermudah masyarakat yaitu dapat mengakses webmail kapan saja dan dimana saja.
- Forward Mail
Forward Mail adalah layanan email yang digunakan sebagai pengganti dari alamat email. Layanan ini akan memberikan notifikasi kepada pengguna apabila terdapat pesan baru pada alamat email yang didaftarkan pada layanan email ini. Biasanya email yang didaftarkan adalah email lama yang tidak dapat diakses lagi. Email ini hanya berfungsi sebagai perantara antar alamt email. Diperlukan waktu yang lebih lama dalam mengirim maupun menerima pesan baru.
Cara kerja Email
Email memiliki cara kerja yang sangat simpel. Menulis surat kepada orang lain dan juga dapat menyertakan file yang ingin dikirimkan. Sangat mirip dengan mengirimkan barang kepada orang lain, hanya saja ini dalam bentuk digital.
Berikut ilustrasi cara kerja email secara singkat:
- Pemilik email membuka emailnya dan kemudian menuliskan isi pesan yang akan dikirim.
- Selanjutnya, pengguna email tersebut memberikan instruksi pada aplikasi email untuk mengirimkan pesan pada alamat email lainnya.
- Email server akan mengidentifikasi alamat email tujuan, lalu mengirimkan pesan tersebut ke email server lain yang lokasinya dekat dengan alamat tujuan. Terkadang sebuah email dikirim melalui beberapa email server, tergantung rute yang dilaluinya.
- Ketika pesan email terkirim ke alamat email penerima, maka isi pesan tersebut tersimpan di email server hingga si penerima membukanya.
- Saat penerima membuka pesan di kotak pos/ inbox, maka aplikasi email penerima akan meminta email baru yang ada pada email server lalu mengunduhnya ke dalam komputer si penerima email.
- Selanjutnya, penerima email dapat melihat dan membaca isi pesan yang telah diunduh tadi.
Kelebihan dari menggunakan layanan Email
- Efisiensi waktu
Waktu yang ditawarkan untuk menggunakan layanan sangatlah minim. Hanya memerlukan waktu beberapa detik saja telah sampai pada tujuan. Berbeda dengan surat konvensional yang memerlukan waktu 3 hingga 7 hari untuk sampai kepada tujuan.
- Efisiensi biaya
Tidak diperlukan biaya dalam mengirimkan dokumen digital. Seberapa jauh pun jarak yang akan ditempuh tetap saja tidak dikenakan biaya apapun. Layanan yang gratis tidak peduli apapun kondisinya. Berbeda dengan surat konvensional yang memerlukan jumlah prangko sesuai dengan jarak yang akan ditempuh.
- Cara praktis
Tidak memerlukan hal yang rumit dalam mengirimkan email ke alamat tujuan. Hanya diperlukan laptop, pc ataupun smartphone sebagai perangkat dan menggunakan jaringan internet dalam mengirimkan email. Berbeda dengan email konvensional yang memerlukan prangko hingga mencari lokasi kotak pengiriman surat yang sudah jarang ditemukan.
- Keamanan Pesan
Keamanan pesan yang tertera di dalam email akan dijamin aman dan tidak dibaca oleh pengirim pesan. Email sangat bersifat rahasia dan aman. Namun tidak menutup kemungkinan pesan dapat dicuri dalam perjalanan menuju alamat email tujuan. Lebih baik terdapat keamanan daripada tidak sama sekali.
- Menyimpan data pesan yang sudah pernah dikirim atau diterima
Setiap email yang dikirim ataupun diterima akan disimpan oleh penyedia jasa layanan email. Sehingga setiap email dapat terlihat kapanpun dan dimanapun tanpa terhambat apapun. Bahkan data email juga telah tersusun rapi. Tidak seperti surat konvensional yang hanya dapat menyimpan surat yang diterima saja dan memerlukan ruang tambahan dalam penyimpanan surat tersebut.
Kekurangan dari menggunakan layanan Email
Setiap layanan yang ditawarkan pastinya tidak luput dari kekurangan. Dengan alasan kekurangan tersebut layanan selalu saja menawarkan pembaharuan layanan secara berkala. Berikut kekurangan dalam menggunakan layanan email:
- Ketergantungan dengan perangkat
Hanya dapat mengirimkan dan menerima email jika menggunakan perangkat seperti laptop, pc, dan smartphone. Dengan tidak adanya perangkat ataupun perangkat mengalami masalah, tidak dapat memperoleh email yang akan masuk maupun menerima email.
- Ketergantungan pada Jaringan Internet
Ketidakmerataan jaringan internet di semua daerah menjadi sebuah masalah baru dalam menggunakan layanan email. Jaringan internet akan berperan penting dalam menggunakan layanan email ini.
- Pengetahuan yang Terbatas
Penggunaan teknologi yang menggunakan internet akan susah untuk dipelajari oleh para generasi tua. Kesulitan tersebut muncul dikarenakan informasi yang dibutuhkan hanya dapat diperoleh dengan menggunakan internet itu sendiri.